Як обробити першу заявку або замовлення в OKKKI

Перші замовлення вже в кабінеті. Тепер критична точка — наскільки швидко і чітко ви їх обробите. Перше враження від співпраці визначає чи повернеться клієнт і чи розповість знайомим. У цьому гайді — реальний процес роботи з замовленням у кабінеті OKKKI: від сповіщення про новий запит до закриття замовлення.

Як виглядає нове замовлення в кабінеті#

Коли клієнт оформив замовлення в магазині (через кошик або як заявку), воно одразу з'являється у розділі «Замовлення» в лівому меню кабінету.

Що ви бачите на сторінці:#

Вгорі — віджети зі статистикою:

• Замовлень — загальна кількість за період

• Виконано — закриті замовлення

• Виторг — сума по виконаних

• В очікуванні — нові і ті що в роботі

Нижче — таби «Активні» / «Віддалені». Активні — ті з якими ви ще працюєте. Віддалені — архів скасованих або тестових.

Кожне замовлення відображається як картка зі стрічкою інформації:

• Номер (наприклад, #20260518-0042)

• Контакт клієнта (нік або ім'я)

• Превʼю першого товару

• Сума і кількість позицій

• Бейджі: «Чи не оплачений» (якщо оплата ще не пройшла) і поточний статус

• Дата і час замовлення

Фільтри і пошук допомагають швидко знайти потрібне замовлення: за статусом, датою, клієнтом, способом оплати або доставки. Кнопка «Експорт» вивантажує таблицю в файл — корисно для звітів або обліку.

Як налаштувати власні статуси під ваш процес#

У OKKKI статуси замовлень — гнучкі. Ви самі створюєте їх під ваш реальний процес роботи. Це принципово відрізняється від стандартних шаблонів типу «Нове → Виконано», які не підходять більшості бізнесів.

Чому це важливо:#

У кондитерської один процес: «Прийнято → У роботі → Готове → Видане». У магазину одягу інший: «Нове → Підтверджене → Зібране → Відправлене → Доставлене». У послуг ще інший: «Заявка → Узгоджено час → Виконується → Завершено».

Жорсткі статуси заважають. Тому в OKKKI ви налаштовуєте їх самостійно.

Де налаштувати:#

Налаштування Магазину → розділ «Статуси замовлень» (або через карточку замовлення кнопка «Налаштувати статуси»). Тут ви додаєте свої назви, обираєте кольори бейджів і логіку — який статус є фінальним, який скасовує замовлення.

Приклади налаштування під різні бізнеси:#

Принцип: 3-5 статусів — оптимум. Менше — недостатньо контролю. Більше — плутанина і втрачені замовлення між статусами.

Де вести діалог з клієнтом#

В OKKKI є два канали спілкування з клієнтом по замовленню. Кожен має свою завдання.

Канал 1. Розділ «Діалоги»#

Це внутрішній чат у кабінеті — повідомлення, які ви і клієнт обмінюєте через інтерфейс OKKKI. Клієнт бачить їх у боті, ви — в розділі «Діалоги» в лівому меню.

Коли використовувати:#

• Уточнення по замовленню (адреса, час, варіант комплектації)

• Підтвердження статусів («ваше замовлення в роботі», «готове до видачі»)

• Офіційна переписка, яка має залишитися в історії

• Якщо клієнт пише питання — відповідаєте звідси

Перевага: усі повідомлення прив'язані до конкретного замовлення і клієнта. Завжди можна підняти історію.

Канал 2. Прямий чат у Telegram#

З картки замовлення можна відкрити прямий чат з клієнтом у Telegram (якщо клієнт авторизований через свій акаунт). Це звичайна переписка у Telegram від вашого імені.

Коли використовувати:#

• Терміновий контакт (клієнт онлайн, потрібна оперативна відповідь)

• Голосове повідомлення з деталями

• Відправка фото готового товару перед видачею

• Особисте спілкування, де офіційність зайва

Важливо: прямий чат НЕ зберігається в історії замовлення в кабінеті OKKKI. Якщо домовляєтеся про важливі деталі — продублюйте їх через «Діалоги» або коментар у замовленні.

Як працювати з обома каналами#

Робочий патерн більшості OKKKI-магазинів:

1. Перший контакт після замовлення — через Діалоги. Підтверджуєте отримання, пишете час обробки.

2. Уточнення в процесі — через Діалоги, з прив'язкою до замовлення.

3. Терміновий контакт або голос — через прямий Telegram.

4. Фінальне підтвердження готовності — Діалоги + фото готового товару у прямий Telegram.

Як змінити склад або суму замовлення#

Реальність: клієнт часто змінює замовлення після оформлення. Передумав, додав ще щось, попросив прибрати позицію. В OKKKI це можна зробити прямо в кабінеті, не створюючи новий заказ.

Що можна редагувати:#

Відкрийте картку замовлення → кнопка «Редагувати». Доступні дії:

• Додати товар з каталогу (знайти за назвою або підкатегорією)

• Прибрати позицію з замовлення

• Змінити кількість будь-якого товару

• Замінити варіацію (розмір, колір) — наприклад, клієнт замовив худі L, але потрібно XL

• Змінити коментар до замовлення

• Скоригувати адресу доставки або точку видачі

• Перерахувати знижку (якщо клієнт прислав промокод після оформлення)

Що відбувається після редагування:#

• Сума замовлення перераховується автоматично

• Якщо клієнт вже оплатив — буде розрахована різниця (доплата або повернення)

• Клієнт отримує сповіщення в боті про зміни

• В історії замовлення зберігається лог: що змінилось, ким, коли

Кейс: клієнт замовив футболку M і кепку, оплатив. Потім написав «забрав у друга в подарунок, додайте ще одну футболку розмір L». Ви відкриваєте замовлення → додаєте другу футболку → у статусі оплати з'являється «Доплата 950 ₴». Клієнт оплачує доплату через бот → замовлення оновлене.

Що НЕ можна змінити після створення:#

• Покупця (клієнта)

• Магазин (якщо у вас один — це не проблема)

• Дату створення замовлення (для звітності)

Якщо потрібно поміняти покупця — простіше скасувати поточне замовлення і створити нове від правильного клієнта.

Як скасувати замовлення і повернути гроші#

Скасування буває з різних причин: клієнт передумав, товар закінчився, домовились на іншу дату. В OKKKI ви робите це через зміну статусу замовлення.

Як скасувати:#

1. Відкрийте картку замовлення

2. Змініть статус на «Скасоване» (або інший, який ви налаштували як «фінальний — скасування»)

3. Додайте коментар з причиною (для історії, клієнт цього не бачить)

4. Клієнт отримує сповіщення в боті про скасування

Замовлення залишається в історії (у табі «Активні» зі статусом «Скасоване»), а не зникає. Це важливо для аналітики — ви бачите частоту скасувань і причини.

Повернення грошей — вручну

OKKKI не інтегрований з автоматичним поверненням через еквайрингові системи. Це означає: якщо клієнт оплатив онлайн (через Monobank, LiqPay, WayForPay), повернення робиться вручну з вашого боку.

Як зробити повернення:#

Важливо: після повернення додайте коментар у замовлення «Повернуто [сума] [дата]». Це не автоматизовано, але це ваша робоча історія — корисно при суперечках і для бухгалтерії.

Час повернення: 1-5 робочих днів залежно від еквайрингу. Клієнта попередьте про термін — це знімає тривогу.

Як закрити замовлення і що далі#

Після видачі/доставки товару змініть статус на фінальний («Виконано», «Доставлено», «Закрите» — як ви назвали).

Що відбувається:#

• Замовлення йде в підрахунок «Виторг» на віджеті

• Зберігається в історії, доступне за пошуком

• Клієнт отримує сповіщення «дякуємо за замовлення»

• Можна попросити відгук (вручну через Діалоги або через автоматизацію)

Що зробити після першого замовлення:#

1. Подякуйте клієнту особисто — коротке повідомлення у прямий Telegram з фото готового продукту або щирим «дякую за довіру». Це робить більше, ніж будь-яка автоматизація.

2. Попросіть відгук через 1-2 дні після отримання. Не одразу, дайте час на враження.

3. Запропонуйте підписатися на канал магазину (якщо є).

4. Збережіть контакт у CRM — для повторного замовлення і подальших розсилок (про це в наступних гайдах).

Що робити далі#

Перші замовлення оброблені. Тепер сценарій, який трапляється у кожного на старті — клієнти просто не приходять. Магазин запущений, посилання надіслане, але замовлень немає. Розглянемо в наступному гайді що з цим робити.

Якщо щось не працює#

Корисні матеріали#

• Гайд: Як привести перших клієнтів без реклами — попередній крок

• Гайд: Що робити, якщо клієнти не приходять — наступний крок

• Гайд: Тестове замовлення в OKKKI

• База знань: Не приходять сповіщення про нові замовлення

• База знань: Як змінити статус замовлення вручну

• Блог: Як навести порядок у замовленнях